1. Baggrund og formål
Denne databehandleraftale ("Aftalen") regulerer Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af Den dataansvarlige, når Den dataansvarlige bruger Praksisguide ("Tjenesten") — et økonomi- og styringsværktøj til almen praksis med tal fra regnskab, lønsystem og regionens opgørelser samt et arbejdsrum til samarbejdet med klinikkens revisor.
Den dataansvarlige er den klinik eller virksomhed, der abonnerer på og bruger Tjenesten (herefter "Kunden").
Databehandleren er HenrikRasmussen Invest ApS (HRI), CVR-nr. 44113570, der udbyder Tjenesten (kontakt: kontakt@healthscan.dk).
Aftalen er udarbejdet efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 28, stk. 3, og har forrang for modstridende bestemmelser om behandling af personoplysninger i andre aftaler mellem parterne.
2. Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder
Kunden er dataansvarlig og har ansvaret for, at der er et lovligt behandlingsgrundlag for de personoplysninger, Kunden lader Tjenesten behandle — herunder at medarbejderne er orienteret om, at oplysninger om deres ansættelse, timer, løn og omsætning bruges til klinikkens økonomistyring.
Kunden bestemmer selv, hvilke systemer Tjenesten forbindes med (fx e-conomic og lønsystem), hvilke medarbejdere og revisorer der får adgang, og hvilke filer der uploades. Kunden må ikke uploade patientjournaler eller andre oplysninger om enkeltpatienter til Tjenesten.
3. Databehandleren handler efter instruks
Databehandleren behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra Kunden. Instruksen fremgår af denne Aftale med bilag og af Kundens indstillinger og brug af Tjenesten. Databehandleren underretter straks Kunden, hvis en instruks efter Databehandlerens vurdering er i strid med databeskyttelsesreglerne.
Revisorer, som Kunden giver adgang i Tjenesten, får adgang på Kundens vegne og efter Kundens valg. Kunden kan til enhver tid fjerne en revisors adgang. Revisorens egen behandling af oplysningerne er reguleret af aftalen mellem Kunden og revisoren.
4. Fortrolighed
Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysningerne, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en lovbestemt tavshedspligt. Adgangen er begrænset til de personer, for hvem det er nødvendigt for at drive og supportere Tjenesten.
5. Behandlingssikkerhed
Databehandleren gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, jf. GDPR artikel 32, herunder:
- Al behandling i EU: Tjenesten og dens data ligger hos hostingudbyderen i Frankfurt (EU). AI-delen kører via Amazon Bedrock i Frankfurt; er Frankfurt overbelastet, bruges AWS' regioner i Irland eller Paris — altid inden for EU.
- Koder i stedet for navne: Før data sendes til AI, erstattes medarbejdernes navne med koder ("Medarbejder 01" osv.). Navnene sættes først ind igen i svaret på Databehandlerens egen server. Klinik- og virksomhedsnavne erstattes ligeledes af koder ("Klinik A" osv.). Der sendes ingen tal for enkeltpersoner: personalegrupper med færre end 3 ansatte sendes kun med antal og FTE, og fravær sendes ikke for klinikker med færre end 5 ansatte. Mødereferater, mødetitler og anden fritekst fra tilknyttede systemer sendes ikke til AI. Tjenesten afviser teknisk enhver AI-region eller -model uden for EU samt modeller, hvor udbyderen gemmer data.
- Ingen brug til modeltræning: Oplysninger, der sendes til AI, bruges ikke til at træne modeller og gemmes ikke af AI-udbyderen.
- Dataminimering: Fra lønsystemet hentes kun navn, afdeling, stilling, arbejdstid og bruttoløn — aldrig CPR-nummer, adresse eller kontonummer. Regionens opgørelser omsættes til samlede nøgletal; hverken PDF-filerne eller deres tekst gemmes — kun nøgletallene. Fra e-conomic hentes kun kontonummer, dato, beløb og afdeling på bogførte posteringer (ikke posteringstekster eller bilag). Filer, der uploades i arbejdsrummet, kontrolleres automatisk for CPR-numre og afvises, hvis de indeholder noget, der ligner et CPR-nummer (undtagen lønsedler og ansættelseskontrakter, som kun ses af brugere med adgang til løn). Fra Netværkspraksis Intra, Praksisfeedback og Klinisk fokus modtages kun samlede tal.
- Kryptering: Al kommunikation sker over krypteret forbindelse (HTTPS/TLS). Filer i arbejdsrummet, adgangsnøgler til e-conomic og lønsystem samt tofaktor-nøgler gemmes krypteret med AES-256-GCM. Hostingudbyderens diske og daglige sikkerhedskopier er krypteret.
- Adgangsstyring: Individuelt login med adgangskode (gemmes kun som hash) og tofaktor (kode fra godkendelses-app), eller fælles login fra Netværkspraksis Intra. Revisorer har egne logins med tofaktor og ser kun de kunder, der har givet dem adgang; adgang til tal, medarbejdere og løn kræver Kundens særskilte tilvalg. Adgangen spærres, når abonnementet ophører.
- Logning: Handlinger i arbejdsrummet (uploads, beskeder, adgang for revisorer, forbindelse af e-conomic og lønsystem) logges, så Kunden kan se, hvem der har gjort hvad. Databehandlerens supportadgang til Kundens data står ligeledes i Kundens aktivitetslog.
- Tjenesten læser kun: Tjenesten skriver aldrig i Kundens regnskab eller lønsystem.
6. Anvendelse af underdatabehandlere
Kunden giver Databehandleren generel godkendelse til at anvende de underdatabehandlere, der står i Bilag B. Databehandleren sikrer, at underdatabehandlerne er bundet af de samme databeskyttelsesforpligtelser som i denne Aftale. Databehandleren varsler planlagte ændringer i underdatabehandlerne mindst 30 dage i forvejen, så Kunden kan gøre indsigelse.
7. Overførsel til tredjelande
Personoplysningerne behandles og opbevares i EU. Der sker ingen overførsel til Anthropic eller til lande uden for EU/EØS i forbindelse med AI-behandlingen. Skulle en underdatabehandler undtagelsesvis få adgang fra et land uden for EU/EØS (fx i forbindelse med support), sker det kun på et gyldigt overførselsgrundlag, typisk EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC) eller EU-US Data Privacy Framework.
8. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren bistår så vidt muligt Kunden med at besvare anmodninger fra de registrerede (indsigt, berigtigelse, sletning m.v.) og med Kundens forpligtelser efter GDPR artikel 32-36 (sikkerhed, brud, konsekvensanalyser og forudgående høring).
9. Brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest 24 timer efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden. Underretningen indeholder så vidt muligt de oplysninger, Kunden skal bruge for at kunne anmelde bruddet til Datatilsynet inden for 72 timer.
10. Sletning og tilbagelevering
Kunden kan til enhver tid hente sine tal ud som Excel-fil og hente uploadede dokumenter i arbejdsrummet. Ved Aftalens ophør spærres adgangen, og Databehandleren sletter Kundens data automatisk 90 dage efter ophøret, medmindre Kunden inden da har bedt om at få dem udleveret, eller lovgivning kræver fortsat opbevaring. Sikkerhedskopier udløber efter 7 dage.
11. Revision og tilsyn
Databehandleren stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise, at GDPR artikel 28 overholdes, og giver mulighed for og bidrager til revision, herunder inspektion. Det kan ske ved dokumentation af sikkerhedsforanstaltningerne og af aftalerne med underdatabehandlerne.
12. Ikrafttræden og ophør
Aftalen træder i kraft ved Kundens accept og gælder, så længe Kunden bruger Tjenesten. Bestemmelser, som efter deres natur skal gælde efter ophør (fx fortrolighed og sletning), gælder fortsat.
13. Lovvalg og værneting
Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved de danske domstole.
Bilag A — Oplysninger om behandlingen
Formål
Økonomi- og driftsstyring af Kundens praksis: overblik over regnskab, budget, bemanding, omsætning pr. medarbejder og regionens opgørelser; klinikrapport (med AI-genereret tekst); samarbejde med Kundens revisor om bilag, beskeder, dokumenter, budget, løn og frister.
Behandlingens karakter
Indhentning af tal fra Kundens egne systemer med Kundens adgang, opbevaring, beregning, visning, deling med de brugere og revisorer, Kunden har givet adgang, samt automatisk tekstgenerering (AI) af klinikrapporten.
Typer af personoplysninger
- Medarbejdere: navn, personalegruppe/stilling, klinik, arbejdstid, timeregistreringer, bruttoløn pr. måned, omsætning pr. medarbejder og oplysninger i ansættelseskontrakter, som Kunden eller revisoren uploader.
- Brugere og revisorer: navn, e-mail, firma, adgangskode (som hash) og log over handlinger.
- Oplysninger, der fremgår af bilag og dokumenter, som Kunden og revisoren uploader (fx navne på leverandører og kontaktpersoner).
- Regnskabsdata, hvor kontotekster kan indeholde navne.
Tjenesten er ikke beregnet til helbredsoplysninger om patienter. Regionens opgørelser omsættes til samlede tal; hverken PDF-filerne, deres tekst, CPR-numre eller patientnavne gemmes.
Kategorier af registrerede
Kundens medarbejdere og ejere, Kundens brugere af Tjenesten, Kundens revisorer samt personer nævnt i uploadede bilag og dokumenter.
Varighed
Så længe Kunden bruger Tjenesten, og derefter indtil sletning efter punkt 10.
Bilag B — Underdatabehandlere
| Underdatabehandler | Formål | Behandlingssted og overførsel |
|---|---|---|
| Render Services, Inc. | Hosting af Tjenesten og dens data (server og disk) | EU — Frankfurt. Overførselsgrundlag (SCC/DPF) ved eventuel supportadgang uden for EU/EØS |
| Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon Bedrock) | AI-tekstgenerering af klinikrapporten og svar på opfølgende spørgsmål | EU — AWS-region eu-central-1 (Frankfurt); ved overbelastning eu-west-1 (Irland) eller eu-west-3 (Paris). Ingen overførsel til tredjeland eller til Anthropic, ingen lagring hos udbyderen og ingen brug til modeltræning. Medarbejdernavne erstattes af koder før afsendelse |
Følgende er ikke underdatabehandlere for Databehandleren:
- Kundens egne systemer — fx e-conomic (Visma) og lønsystemet (fx Salary). Tjenesten henter tal derfra med den adgang, Kunden giver. Behandlingen i systemerne er reguleret af Kundens egne aftaler med leverandørerne.
- Stripe — håndterer betaling af abonnementet som selvstændig dataansvarlig. Kortoplysninger ses aldrig af Databehandleren.
- Netværkspraksis Intra, Praksisfeedback og Klinisk fokus — udveksler kun samlede tal med Tjenesten, når Kunden bruger dem.
Bilag C — Instruks om behandlingssikkerhed
Databehandleren behandler personoplysningerne med de sikkerhedsforanstaltninger, der er beskrevet i punkt 5, og udelukkende til de formål, der står i Bilag A. Kunden instruerer hermed Databehandleren i at gøre dette.
Denne aftale er et standarddokument. Det anbefales, at parterne får den gennemgået af egen juridisk rådgiver og tilpasset den konkrete anvendelse, inden den lægges til grund.
© HenrikRasmussen Invest ApS (HRI) · CVR-nr. 44113570 · Praksisguide · praksisguide.dk